Sponsring

Från Riksipedia

Hoppa till: navigering, sök

Ett sponsringssamarbete innebära att en kulturverksamhet får pengar, varor/produkter, tjänster och inventarier av ett företag med kravet att leverera en motprestation som företaget finner ett affärsvärde i. Sponsring är en affärsuppgörelse mellan två parter där båda ska vara vinnare.

Nedan finner du en snabb checklista som följs av en fördjupning av vad du behöver tänka på om du ska jobba med sponsorer.


Snabb checklista


Det finns olika typer av sponsorsamarbeten. Här är några exempel:


Gör en sponsringspolicy!

Det är viktigt att beakta både besökarens och kulturverksamhetens integritet. Var går er gräns? Bestäm er för om ni vill ni tacka er sponsor eller samarbetspartner med text eller med logotyp. Fundera på om er förening har synpunkter beträffande etik. Till exempel, vill ni samarbeta med cigarett- och alkoholföretag eller företag involverade i en mutskandal?


Identifiera era behov

Innan ni tar några kontakter måste ni identifiera era behov. Är det pengar, trycktjänster, annonser, hjälp med bokföring, volontärer eller scentekniska detaljer ni vill ha?


Presentationsmaterial

Var kortfattad och tydlig med vad ni erbjuder, vad ni vill ha och vad de kan få i motprestation. Paketera ert erbjudande och anpassa informationen genom att utgå från vad som är mest intressant för en potentiell sponsor att få reda på, för att kunna ta rätt beslut. Hitta en logisk koppling som förklarar varför företaget bör sponsra er förening. Tänk kommersiellt - beskriv er målgrupp, medierelationer och er samlade marknadsföring, lyft fram tidigare publikframgångar. Utgå ifrån att motparten inte känner till något om Teaterföreningen eller föreställningen, använd bilder och recensioner för att göra erbjudandet attraktivt.


Sätt pris på allt

Motprestation är alltid relaterad till insatsen. En huvudsponsor ska givetvis tackas i större text än projektsponsor. Se till att få kostnadstäckning för biljetter, arbetstid, utrustning och se till att gå med vinst.


Exempel på vad sponsorer kan få i motprestation:


Värdera erbjudandet

Alla ovan nämnda saker har olika värden i form av pengar. Var konsekvent i er prissättning - annars kan ni få problem med trovärdighet. Sälj er inte för lågt, då kan det bli svårt att få in stora sponsorinsatser. Ta hänsyn till tre saker - ert behov av finansiering, vad ni erbjuder och de merkostnader i form av exempelvis arbetstid och utrustning som sponsringen ger. Gör en sammanräkning, addera lite till för att ha en prutmån och sen är det bara att börja söka samarbetspartners! Ett smart tips är att avsätta 5-10 % av sponsorinsatsen och använda det till att söka fler sponsorer i framtiden. Se alternativa kanaler, nedan.


Kontakta rätt företag

Det är bra att vara ute i god tid. Framgångsrika företag börjar ofta planera sina marknadsaktiviteter minst ett år i förväg. Ta reda på vilka stora företag som finns på orten. Gör research genom att fråga styrelsen om de har kontakter, kontakta lokala Rotary, kolla lokala företagsdelen på Eniro, läs hemsidor, livsstilsmagasin och ekonomitidningar. Försök hitta en logisk koppling mellan deras verksamhet och er. Därför är det viktigt att identifiera era behov innan kontakter tas. Är det pengar, trycktjänster, hjälp med bokföring eller scentekniska detaljer ni vill ha? Generellt är det lättare att få produkter och tjänster än reda pengar. Använd ert kontaktnät. Vilka företag finns det på er ort? Kanske känner ni någon på företaget ni kan sälja in idén till, eller få viktig information av. En logisk koppling kan vara att kontakta lokala gymet till exempel Friskis & Svettis och Vikt Väktarna när en föreställning om kvinnor och kroppsideal står på repertoaren. Ta reda på vilka företag som vänder sig till just er målgrupp i sin marknadsföring. Har de behov av kund och personal aktiviteter?


Drivkraften för ett företag att samarbeta med en kulturverksamhet kan variera. Nedan följer de vanligaste motiven till att ett företag vill satsa på kultursponsring.


Ta kontakt med den potentiella samarbetspartnern

Det är bra att utse en person som är projektledare och ansvarig för kontakten med sponsorer. Det ger ett professionellt intryck och minskar risken för missförstånd. Sammanställ en lista på intressanta företag att samarbeta med inklusive kontaktuppgifter. Arbetet börjar med att ta reda på vem på företaget som ansvarar för sponsorsamarbeten genom att fråga växeltelefonisten. Ofta är det VD, marknadschef eller försäljningsansvarig. Dokumentera resultatet av era kontakter genom att föra anteckningar om vilka ni träffar och vad ni kommit överens om.


Hitta säljargument

Förbered er genom att försöka tänka ut 10 frågor inklusive potentiella invändningar de antagligen kommer att ha. En självklar fråga är: varför ska vi sponsra just er? Gör en SWOT analys och fastställ vilka styrkor och svagheter ert erbjudande har och vilka möjligheter och hot som eventuellt finns, vilket kan påverka resultatet av era ansträngningar: Denna analys görs för att kunna plocka ut viktiga säljargument och bemöta invändningar. Skicka gärna ett säljbrev innehållandes information om projektet, presscitat, bilder. Följ sedan upp brevet inom en vecka per telefon och e-post.
Läs mer om hur ni kan arbeta med SWOT-analyser (Word)


Telefonuppträdande

Tricket är att tala mindre och lyssna mer. Ställ frågor om hur de arbetar med sponsring, marknadsföring, PR och kundrelationer och lyssna noga till svaren - för att lättare kunna välja rätt argument som passar just dem. Var noga med att hålla vad ni lovar - skicka rätt information och återkom på överenskommen tid och dag.


Boka ett möte

De första telefonkontakterna har ett mål - att få till ett möte. Nyckelordet är att sälja in ett "förutsättningslöst" möte. Känner de att mötet förpliktigar till ett samarbete är chansen stor att det tackar nej till möte. Det är lätt att avfärda och säga nej till att sponsra ett projekt per telefon och betydligt mer fördelaktigt att sälja in ett projekt på ett personligt möte på teatern där de kan uppleva er verksamhet. Bekräfta alltid mötet via e-post, inkludera datum, tid och plats för mötet, samt dina kontaktuppgifter. Innan ni går på mötet bör ni förbereda er ordentligt. Det kan vara bra att vara två, en person som står för det kreativa, konstnärliga innehållet och den andra för affärsdelen. Använd gärna bildmaterial för att visualisera projektet, exempelvis i en Power point-presentation. Det är väldigt viktigt att få igång en kreativ dialog. Fråga därför hur den potentiella samarbetspartnern/sponsorn arbetar med sponsring, marknadsföring, PR, kundkontakter, personal. Lyssna! Och forma dina argument efter vad du hör.


Pris

Var beredd på en prisdiskussion - var lyhörd i förhandlingsfasen men sälj er inte för billigt. Istället för att gå med på prissänkningar på en gång, lyssna på dras behov. Fråga vad som krävs för att de ska vara intresserade av att gå in i avtalet som föreslaget initialt av er. Kanske vill de ha andra saker i motprestation. Försök hitta en nivå som passar bägge parter. En sponsorrelation kan börja i liten skala och öka i takt med att sponsorn inser värdet av samarbetet och får förtroende för Teaterföreningens verksamhet. Ibland kan det ta lång tid att få ett svar, men det är det bara att fortsätta höra av sig tills du får ett ja eller nej.


Alternativa kontaktkanaler


Skriv alltid avtal

Efter att ha kommit fram till en överenskommelse gäller det att reglera den i ett avtal. Vid en större affär, över cirka 100 000 kronor, kan det vara bra att ta hjälp av en jurist som ser över avtalet.


I korthet bör ett avtal innehålla följande:

Det är viktigt att leva upp till avtalet och se till att företaget får det som utlovats. Om någonting visar sig omöjligt gäller det att direkt kontakta företaget och gärna komma upp med en bra kompensation. Annars riskerar projektet att bli återbetalningsskyldigt för just den delen av åtagandet. Håll sponsorn uppdaterad under perioden för samarbetet.

Titta på hur ett avtal kan utformas (Word)


Sponsorvård

Sponsring bör alltid ses som en långsiktig process där bygga och vårda relationer är viktiga ingredienser. Ett gott samarbete skapar ett bra rykte vilket innebär bra referenser, som i sin tur kan generera i ett ytterligare samarbetsavtal. Se till att sponsorn nyttjar samarbetet enligt avtal så att de upplever att de fått ut något av samarbetet. Det ökar chansen till en fortsättning.

Be om feedback från sponsorn. Hör av dig även när du inte vill ha något; luncha, fika. Skicka inbjudningar till premiärer. Skicka gärna nyhetsbrev för att de ska vara uppdaterade på er verksamhet. Skapa ambassadörer. Fråga om du får använda dig av dem som referenser. Skriv ett tackbrev inklusive en sammanfattning av utfallet av samarbetet. Det kan vara en bra idé att dokumentera - hur blev till exempel exponeringen i foajén och produktlanseringsaktiviteten på stortorget? Fotografera, gör modeller och skriv loggbok så ni inte glömmer något.


Utvärdering

Fråga sponsorn om deras synpunkter på vad som fungerat och inte fungerat efter samarbetets slut. Fråga även besökarna, endera genom en enkät, personligt möte eller gruppintervju.

Exempel på frågor kan vara:


Därefter bör hela projektgruppen samlas och diskutera igenom hur sponsringssamarbetet fungerat. Är ni nöjda med samarbetet, vad kunde ni gjort bättre?


Återkoppling

Efter genomfört projekt bör ni skriva en sammanfattning som skrivs under av ordföranden och den sponsringsansvarige. Om det varit ett större projekt bör ni komplettera rapporten med en muntlig dragning.


Risker

Det kan vara bra att undvika stora broschyrställ med produktinformation om företagsprodukter i teatern och stora vepor med logotyper vid scenen. Be att få se hur sponsorn presenterar samarbetet i sin marknadsföring, direktreklam, PR och press. Synkronisera förväntningarna. Lova inte mer än ni kan hålla.

Personliga verktyg
Namnrymder
Varianter
Åtgärder
Om Riksteatern
Föreningsarbete
Arrangemanget
Synas och höras
Biografier & Teaterlexikon
Handböcker
Verktygslåda